Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, iż w większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami.

Przeprowadzona przez UODO analiza przepisów RODO i krajowych przepisów szczególnych, a także stanowisk innych unijnych organów nadzorczych prowadzi do wniosku, że urzędy muszą przemyśleć praktykę nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. W większości przypadków jest ona bowiem bezpodstawna.

Sygnalista wskazał, że „część administratorów decyduje się w imię ochrony interesów pracowników urzędu na nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. Oczywiście owa zgoda polega na kontynuacji rozmowy po usłyszeniu komunikatu o takim wyborze, a nieudzielenie zgody polega na rozłączeniu się i wybraniu się osobiście do urzędu w celu załatwienia sprawy czy pozyskania informacji. W mojej opinii nie ma żadnej, legalnej i usprawiedliwionej przesłanki do takiego procederu.”.

Sygnalista zwrócił uwagę, że Trudno uznać za dobrowolną zgodę opartą o reguły art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli alternatywą dla nagrywanej rozmowy jest „wycieczka” do czasami odległego urzędu.

„Sądzę, że za zgodą petenta można byłoby rozmowę nagrywać, ale dla celów służących samemu petentowi i przy zachowaniu możliwości kontynuacji rozmowy bez opcji nagrywania. Jeśli jednak administrator motywuje nagrywanie rozmów interesem własnym, tj. ograniczeniem „nieprzyjemnych rozmów”, gróźb i obelg rzucanych przez interesantów w rozmowie z urzędnikiem” – zaznaczył w piśmie do UODO. – „Uważam, że niedorzeczność wyboru opcji przetwarzania danych w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę widać jak na dłoni w hipotetycznej, ale możliwej do wyobrażenia sytuacji. Mianowicie petent może zgodzić się na nagrywanie, obrazić czy grozić urzędnikowi, następnie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych i zażądać usunięcia danych, tj. nagrania. (…) Kolejnym problemem, już na gruncie praw dostępu do urzędów publicznych dla obywateli, jest sam fakt ograniczania kontaktu telefonicznego z takim urzędem, często w sprawach błahych i zmuszanie obywatela – wobec niechęci do nagrywania rozmowy – do odwiedzin osobistych w urzędzie.” – wskazał informujący UODO obywatel.

Jeśli chodzi o przetwarzanie przez urząd danych osobowych interesantów, to w pierwszej kolejności należy ocenić, jakie są faktyczne cele pozyskiwania i dalszego przetwarzania tych danych. Ustalenie faktycznych celów jest kluczowe dla podjęcia decyzji o potrzebie aż tak głębokiej ingerencji w prywatność osób, jaką jest ich nagrywanie. Czy celem tym, jak wskazał IOD, może być „ochrona interesów pracowników urzędu”? W ocenie UODO to wątpliwe, tym bardziej że nie wiadomo, o ochronę jakich interesów chodzi i w jaki sposób nagrywanie rozmów miałoby się do tego przyczynić.

Urząd Ochrony Danych Osobowych zaznacza, iż trzeba mieć też na uwadze, że osoby, których dane dotyczą, w większości przypadków telefonują do urzędu w celu uzyskania informacji odnoszących się do zadań realizowanych przez urząd i dane pozyskiwane poprzez nagrywanie tych rozmów będą dotyczyły tych zadań i spraw z nimi związanych. Będzie to miało wpływ zarówno na kategorie osób, których dane dotyczą, jak i zakres oraz kategorie danych pozyskiwanych w wyniku nagrywania.

„Obecnie nie ma przepisu, który uprawniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych dla realizacji ich zadań czy też w ramach sprawowania władzy publicznej. Przepisy procedury administracyjnej przewidują, że sprawy administracyjne mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub innych środków łączności. Nie można tu jednak stosować automatyzmu, bo telefoniczne załatwienie sprawy – zgodnie z art. 14 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego – możliwe jest jedynie wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Ponadto – zgodnie ze zdaniem drugim tego paragrafu – treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie uprawniają zatem do utrwalania załatwienia sprawy w formie nagrania rozmowy telefonicznej. A to oznacza, iż urząd przy pozyskiwaniu danych osobowych w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych nie mógłby powołać się na art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO.” – wskazuje w swojej analizie UODO.

Organy administracji publicznej co do zasady nie powinny powoływać się również na zgodę osób, które dzwonią do urzędu gminy w sprawach odnoszących się do zadań gminy z uwagi na wyraźny brak równowagi w stosunkach między administratorem będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą. W większości przypadków nie ulega również wątpliwości, że osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała realnej alternatywy wobec zaakceptowania (warunków) przetwarzania zaproponowanych przez tego administratora (motyw 43 RODO).

Po drugie zaś, żeby zgoda mogła stanowić podstawę przetwarzania danych, musi spełniać bardzo konkretne warunki określone w art. 4 pkt 11 oraz w art. 7 RODO. Tymczasem w analizowanej sytuacji osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała możliwości telefonicznego załatwienia sprawy bez nagrywania jej rozmowy. Zgoda, o której mowa w RODO, nie może być obarczona jakimkolwiek elementem przymusu, presji lub braku możliwości swobodnego złożenia oświadczenia woli.

UODO zaznacza także, iż na skutek nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami urzędu gminy dochodzi także do pozyskiwania danych osobowych pracowników, a to z kolei determinuje konieczność oceny legalności takich działań na gruncie przepisów prawa pracy, które wprowadziły dla procesów przetwarzania danych osobowych związanych z zatrudnieniem szczególne gwarancje.

„A zatem, czy urząd może nagrywać rozmowy telefoniczne z interesantami? Biorąc pod uwagę powołane wyżej regulacje, w większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. Dlatego powinny one jak najszybciej przeprowadzić kompleksową analizę swoich praktyk.” – wskazuje w podsumowaniu analizy UODO.

Tu jest teraz szerokie pole do popisu, również dla naszych samorządów, bo niektóre z tych także „zmuszają” obywateli do zgody na nagrywanie, bądź biegania do okienka. Czy teraz to się zmieni?