Już od 2025 roku Polskę czeka prawdziwa cyfrowa rewolucja w sferze administracji publicznej. E-doręczenia, czyli usługa umożliwiająca bezpieczne przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną, staną się standardem w komunikacji pomiędzy obywatelami, przedsiębiorcami a urzędami. Jest to odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji i uproszczenia procesów administracyjnych.

Czym są e-doręczenia?

W praktyce, e-doręczenia to elektroniczna forma dostarczania dokumentów urzędowych, która ma zastąpić tradycyjną korespondencję papierową. Usługa ta będzie obowiązkowa dla instytucji publicznych i wybranych grup przedsiębiorców, a także dobrowolna dla obywateli. Jak wskazuje Ministerstwo Cyfryzacji, „e-doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru”, co gwarantuje pełną legalność i pewność dostarczenia dokumentów.

Nowy system opiera się na założeniu pełnej cyfryzacji komunikacji z administracją państwową, co jest krokiem ku uproszczeniu procedur i poprawy dostępności usług publicznych.

e-doręczenia – obowiązki i korzyści

Jak wskazuje resort cyfryzacji obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych (np. urzędy, sądy) oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Obywatele natomiast będą mogli dobrowolnie założyć skrzynkę e-doręczeń, która stanie się ich oficjalnym adresem do odbierania korespondencji urzędowej. Jak przekonują eksperci cyfryzacja ułatwi szybki dostęp do dokumentów i informacji, co w dłuższej perspektywie przełoży się na poprawę efektywności działania przedsiębiorstw i administracji.

Korzyści są liczne: oszczędność czasu i papieru, bezpieczeństwo (każdy dokument jest szyfrowany), a także brak ryzyka zagubienia przesyłek. Znika również problem „nieodebranego listu”, co często bywa zmorą obywateli, którzy nie mogli odebrać korespondencji w określonym terminie. Dzięki e-doręczeniom dokument dotrze wprost na skrzynkę elektroniczną, a odbiorca zostanie poinformowany o jego doręczeniu.

Jak działają e-doręczenia?

Skrzynka do e-doręczeń będzie funkcjonować podobnie jak klasyczna poczta elektroniczna, z tą różnicą, że każda wysłana wiadomość będzie miała status przesyłki poleconej. Kluczowe jest to, że cały system ma być zabezpieczony najwyższymi standardami ochrony danych osobowych, co zminimalizuje ryzyko wycieku wrażliwych informacji. Urzędy oraz przedsiębiorstwa będą miały obowiązek doręczać dokumenty wyłącznie przez certyfikowane platformy e-doręczeń, co gwarantuje bezpieczeństwo wymiany informacji.

e-doręczenia wyeliminują tradycyjne skrzynki pocztowe

Wprowadzenie e-doręczeń to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Choć wiele procedur jest już dostępnych online, to wciąż spotykamy się z przypadkami, gdzie konieczne jest osobiste stawienie się w urzędzie czy dostarczenie dokumentów papierowych. Dzięki e-doręczeniom te „zabytki biurokracji” odejdą w niepamięć, a jak mówi stare polskie przysłowie, „czas to pieniądz” – z pewnością wielu przedsiębiorców i obywateli doceni oszczędność czasu.

Co więcej, e-doręczenia wpisują się w szerszy program cyfryzacji, który zakłada m.in. rozwój e-usług publicznych, e-tożsamości oraz dalsze unowocześnianie infrastruktury IT w administracji. Jak zapowiedziała minister cyfryzacji, celem jest „pełna dostępność usług publicznych z każdego miejsca i o każdej porze”.

Problemy związane z e-doręczeniami?

Mimo wielu korzyści, wprowadzenie e-doręczeń wiąże się także z pewnymi wyzwaniami. W Polsce wciąż mamy do czynienia z wykluczeniem cyfrowym, zwłaszcza wśród starszych osób, które mogą nie mieć łatwego dostępu do Internetu ani umiejętności korzystania z nowych technologii. Dlatego konieczne będzie przeprowadzenie kampanii edukacyjnych, które pomogą obywatelom zrozumieć, jak korzystać z nowej formy komunikacji.

Nie można również zapominać o kwestiach związanych z cyberbezpieczeństwem. Choć system e-doręczeń będzie objęty zaawansowanymi zabezpieczeniami, to zawsze istnieje ryzyko prób włamania czy wycieków danych. Kluczowe będzie zatem monitorowanie systemu i jego stała modernizacja.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.